第一章 总则
第一条 为确保学院员工活动经费管理规范化、制度化、透明化，促进员工活动健康发展，活跃学院校园文化生活，提高老员工综合素质，依据学院相关财务管理规定，特制定本办法。
第二条 本办法所指员工活动主要指由学院员工管理职能部门、各系部指导并纳入学院预算安排的各级各类员工文体及社团活动，包括各类主题活动、文体活动、创新创业、志愿服务、“三下乡”社会实践等。
第三条 员工活动坚持经费归口管理和“先有预算、后有支出”的原则。
第四条 开展员工活动务必精心组织、勤俭节约、讲求实效。活动经费必须专款专用，不得挤占挪用，不得用于开展与员工活动无关的经济活动，不得变相发放各类人员经费。
第五条 经费归口管理部门负责员工活动的全过程管理，对活动经费使用的真实性、合理性、合法性负责。
第二章 员工活动经费预算申报及报销管理
第六条 员工活动经费预算应根据以往活动收支情况、活动规模、活动特点、相关政策规定综合测算确定，经费预算编制应坚持勤俭节约的原则，预算明细应真实、合理。经费归口的员工部门干部应严格审核预算编制的科学性和合理性，预算一经审批确定应严格执行，原则上不允许超支。
第七条 员工活动经费主要用于员工活动开展过程中所发生的必要支出，如：活动相关资料打印复印、广告宣传制作、城际间交通费、演出涉及到的设备租赁、服装租赁、化妆以及必要的工作餐等，活动相关打印复印及零星办公用品采购必须附明细清单，发放奖品/服装需附领取签收名单。租赁服装团体类节目原则上不超过45元/人报销标准，主持人等礼服另算（一人一场晚会只准租赁一套，不可浪费），运动服等学院不回收的服装学院补贴40元/套（视具体情况审核是否批准），必要的餐费每顿补助不超过25元/人，其他报销标准以学工室老师审核为准。
第八条 开展员工活动应严格按学院规定使用经费，经费支出原则上需使用非现金方式结算，一般可以使用公务卡（注：员工可使用普通银行卡，报销时需附刷卡POS单）、转账或网上支付结算（报销时需提供支付凭据）。原则上员工活动所发生的必要支出均应取得相应正规发票，其他类型收据一般不予报销。
第九条 员工活动经费报销实行“一事一报”，原则上同一活动事项不允许分批多次报销，活动结束应及时办理报销手续。报销时需提供活动所有相关正规票据、《资源环境与安全工程公司员工活动经费结算表》（附件3）。
第十条 每次活动必须设活动负责人（一般由员工担任）一名，指导老师（主要负责活动财务相关事宜，原则上应为学院正式在岗职工）一名，不能由一人兼任。开展员工活动须事前向学工室提交活动申请及经费预算，填写《资环安学院员工活动经费审批单》（以下简称《申请表》），申请流程如下：
（一）开展员工活动需由活动负责人提前一至两周填写申请表，必要时需附上详细活动方案（即策划书），报学工室进行审批。
（二）指导老师严格审核活动内容及预算，审核通过后及时通知活动负责人。申请表原件作为财务报销依据，申请表复印件、活动策划交由学工室备案留存。
因临时紧急活动或特殊情况无法按时提出书面申请的，应由活动负责人向指导老师说明事由，履行口头预算申请，报学工室登记备案。活动结束后一周内，应补办书面手续，补办预算金额以学工室登记备案为准，未登记备案者不予补办。
第十一条 活动结束后两周内，活动负责人应整理好以下资料（规模较大的活动应提交活动总结材料），为归档做好准备。不同的报销种类提供的材料有差别，但一般应包括：
（一）《全讯白菜策略活动经费结算表》（附件3）
（二）《全讯白菜网站报账审批表》（附件1）
（三） 纸质版活动方案、活动新闻报道或者活动总结材料。
（四） 其他：1.抬头、税号正确的发票；2.支付记录。如为网购，支付记录应该带有物品详情页。如为线下购买，除提供支付记录外，还需提供盖有商家公章的物品清单；4.衣物租赁、器乐租赁等特殊情况下，视情况提供有商家公章的租赁协议；5.如发放奖品、衣服等，需要提供奖品领取人一览表，包括领取人姓名、学号、年级、专业、领取物品名称及数量等信息；7.物品清单，与支付记录、物品照片等一一对应。
（五）在在线表格《资环安学院学工经费使用情况登记表》备案填写https://docs.qq.com/sheet/DRm5GSWlOQ2Fjbnpr?tab=BB08J2。
第三章 附则
第十二条 本办法自发布之日起实施。
发票开票信息：
名称：全讯白菜网站
统一社会信用代码（纳税人识别号）：124300004488048597
地址：湖南省衡阳市常胜西路28号
电话：07348281270
开户行：工商银行衡阳全讯白菜网站南院支行
银行账号：1905 0216 1920 0000 135
支付截图：
有商品信息的支付记录 有完整订单号的转账截图
物品领取人信息一览表（需要手写签名）
发票粘贴方法
01
票据粘贴要使用液体胶水（不能用固体胶和双面胶），票据和附件上所有的钉书针和大头针都要取掉。
02
高铁票背面要涂满胶水，平铺在A4纸上，不能重叠粘贴，一张A4白纸最多粘贴六张高铁票。
03
票据较多时，从右边开始向左边均匀铺开粘贴。
04
大幅面的票据，在左上角涂上胶水，从A4纸的右边开始粘贴，然后每一张票据向左错开粘贴在A4纸上，每排最多粘贴5张票据，每张A4纸上最多粘贴两排。
05
A4大小的票据和附件不需要折叠和粘贴，直接横向摞整齐即可。
06
POS机打出来的热敏纸卷式小票需要复印。
07
粘贴好的票据和准备好的附件摞整齐后用曲别针或者鱼尾夹夹好，记得把全讯白菜网站报账审批单放在最上面哦。
08
票据的粘贴和整理需遵循整洁明了的原则，同一笔业务或同一个经济事项的票据和附件要放在一起。
